Hoe je je ERP-pakket succesvol implementeert

Een ERP-pakket helpt je met het optimaliseren van je bedrijfsprocessen. Maar met alleen de aanschaf ben je er natuurlijk niet. ERP helpt je alleen vooruit als je in staat bent het systeem succesvol te implementeren. Hoe doe je dat?

ERP-systemen zijn er in allerlei soorten en maten. In ons vorige blog gaven we al tips over hoe je tot de juiste keuze komt in dat grote ERP-aanbod. Nu kijken we naar de volgende stap: de daadwerkelijke implementatie. Want je kan wel in het bezit zijn van het perfecte pakket, als je het niet goed weet in te zetten, werkt het averechts. Er zijn bedrijven bekend die zelfs kopje onder zijn gegaan nadat ze dat hele dure ERP-pakket verkeerd implementeerden. Zie het als een elftal vol stervoetballers. Zonder achterliggend plan is dat ook niet veel meer dan een hoopje los zand.

Onderschat de implementatie niet!

Het implementeren van een ERP-pakket is een moeilijk traject omdat ERP-pakketten zo omvangrijk zijn. De implementatie wordt vaak onderschat. Niet handig, want ERP-pakketten brengen grote veranderingen van de bedrijfsprocessen met zich mee. Uit onderzoek blijkt dat zelfs 40% tot 50% van de implementatieprojecten van ERP-pakketten mislukken. Oorzaken voor mislukken van ERP-projecten zijn onder andere slecht projectmanagement, eindgebruikers die nauwelijks zijn opgeleid en data die onjuist is geïmporteerd vanuit het oude IT-systeem. Wees hier dus alert op!

Van A tot Z

Het kenmerk van een ERP-pakket is dat het vele processen in een bedrijf, vanaf de eerste klantcontacten tot en met de facturatie van de verkopen, integraal ondersteunt. BeeBold begeleidt bedrijven bij dergelijke veranderingstrajecten. Van A tot Z, zowel functioneel als organisatorisch, zodat de hele organisatie klaar is voor de toepassing ervan. De doorlooptijd moet niet onderschat worden. Dat kan snel een traject van een half jaar zijn. Die tijd is nodig om iedereen te laten beseffen wat het pakket inhoudt en hoe ermee gewerkt moet worden. Wij helpen bedrijven met het organiseren van opleidingen, het exporteren en importeren van data, het beveiligen van het systeem en het toekennen van de autorisatie aan de juiste medewerkers, zodat iedereen toegang heeft tot de juiste gegevens. We stellen procedures en werkinstructies op, organiseren testweken (pilots) en sturen bovendien de externe leverancier aan. Zo gaat iedereen uiteindelijk het systeem daadwerkelijk goed begrijpen en gebruiken. Zo maak je van een stel stervoetballers een goed draaiend elftal!

Je bent nooit klaar

Draait het systeem? Ga dan niet op je lauweren rusten. Het is belangrijk te realiseren dat na implementatie van het ERP-systeem het gebruik ervan nog geen routine is. Kinderziektes moeten worden geëlimineerd en medewerkers moeten thuis raken in het gebruik van het systeem. En natuurlijk evolueert je bedrijf in de loop der jaren. Hoe je ervoor zorgt dat je ERP-pakket met je bedrijf meegroeit, komt een volgende keer aan bod.

Meer weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op. Wij staan voor je klaar.