Terug naar blogs
Geplaatst op 23 april 2019

De noodzaak van een goede businesscase

Auteur:
Peter Lassche
4 minuten

Je kent ze vast (of misschien ben je zelf ook wel zo’n type): doeners die zonder vooraf goed na te denken als een razende van start gaan. Als zij een nieuwe kast kopen, gaan ze zonder de gebruiksaanwijzing te lezen aan de slag. Dapper, maar niet erg verstandig. Want de kans is groot dat je dan uiteindelijk een of meerdere schroeven tekortkomt. Hetzelfde geldt voor projecten. Als je die niet goed voorbereidt, is de kans groot dat het project mislukt.

“Een businesscase is het belangrijkste onderdeel van die voorbereiding. Als die in orde is, kun je met een gerust hart van start”

Een goede voorbereiding is het halve werk

Van alle projecten had 70% eigenlijk nooit van start mogen gaan als er een grondige businesscase aan ten grondslag had gelegen. Dergelijke projecten worden een gebed zonder eind. Bereid je project daarom goed voor. Dat is echt het halve werk. Een businesscase is het belangrijkste onderdeel van die voorbereiding. Als die in orde is, kun je met een gerust hart van start.

Een businesscase creëert duidelijkheid

In een businesscase draait het eigenlijk maar om één ding: het creëren van duidelijkheid. Dat doe je vooraf. Dat hoeft geen dik boekwerk te worden. Liever niet zelfs. In essentie gaat het om een beschrijving van wat je met het project wilt bereiken en wat daarvoor nodig is. Dat kan bijvoorbeeld gaan om kwaliteitsverbetering, minder doorlooptijd, minder kans op milieurisico’s, meer efficiency of een betere zichtbaarheid.

Probeer dit altijd te kwantificeren. Bijvoorbeeld door te zeggen dat je na dit project hetzelfde werk kan doen met 50% minder mensen, het aantal foute audits met 20% afneemt of je doorlooptijd wordt verkleind met een week.

En je beschrijft in een businesscase dus wat ervoor nodig is om het resultaat te bereiken. Dan gaat het om de geplande menskracht, de middelen en de grondstoffen/onderdelen die beschikbaar dienen te zijn of aangeschaft moeten worden om het gestelde project te kunnen uitvoeren.

Waarom is dit zo belangrijk?

Een kritische en realistische beoordelingshouding dient vanaf de voorbereidingsfase aanwezig te zijn. Beginnen zonder duidelijkheid over doelen, eindresultaat en invullingen, leidt tot tussentijdse wijzigingen en discussies. Dat vergroot de kans op het mislukken van een project aanzienlijk.

Een heldere businesscase helpt ook bij het prioriteren. De kans is groot dat er binnen een bedrijf meerdere projectaanvragen en –ideeën zijn. Je kan nooit alle projecten tegelijk aan. Een businesscase helpt je keuzes maken. Dragen al die projecten wel bij aan je bedrijfsdoelstelling? En welke mensen of afdelingen heb je nodig om ze uit te voeren? Je kan je mensen en middelen immers niet oneindig inzetten. Met het oog op de capaciteitsvraag kun je met een businesscase goed doordacht keuzes maken en voorkom je dat bijvoorbeeld je ICT-afdeling overbelast wordt.

Zo kun je met een businesscase jouw project(en) onderbouwen én rechtvaardigen. Daarmee creëer je draagvlak. Intern, maar – niet onbelangrijk! – ook bij externe financiers of aandeelhouders. Want voor een project is geld nodig dat je waarschijnlijk niet zomaar eventjes op de plank hebt liggen.

Ga met ons in gesprek
Facebook Linkedin
Plan een vrijblijvend gesprek.

Gratis gesprek